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Hallo und Guten Tag,

Foto von Jana & Björn: Wir sagen Hallo!

„Die Verwaltung soll agiler und digitaler werden.“

Dieser unscheinbare Satz steht am Anfang des Sondierungspapiers der Koalitionsparteien. Jede*r, der an dem Brett digitaler, agiler Verwaltung bereits gebohrt hat, weiß um die Herausforderungen dahinter.

Auch wir haben auf unterschiedlichen Ebenen Verwaltungen beraten dĂŒrfen. Wir wissen um die Herausforderung hinter diesem Satz.

Work4Germany bringt jedes Jahr innovative Köpfe und digitales KnowHow mittels einem Fellowship-Programm in die Bundesministerien. Grundidee der bundeseigenen Gesellschaft ist es, Fellows mit HintergrĂŒnden in agilen und innovativen Methoden in die Bundesbehörden zu bringen, so dass die Verwaltungs-Mitarbeiter*innen davon profitieren können.

Benedikt Göller war dieses Jahr einer von den ihnen und war sechs Monate als Fellow im AuswĂ€rtigen Amt. Wir durften Benedikt mit unseren Fragen löchern und freuen uns, dieses Interview hier teilen zu dĂŒrfen. 

Viel Freude beim Lesen wĂŒnschen wir.

Wie lÀsst sich Verwaltung modernisieren?

Benedikt Göller

Im Interview mit Benedikt Göller – Fellow im AuswĂ€rtigen Amt

Benedikt, du warst dieses Jahr sechs Monate Fellow im AuswĂ€rtigen Amt. Was hast du da gemacht?  

Ich durfte von Mai bis Oktober 2021 gemeinsam mit Referat 120 (Grundsatz Digitalisierung) eine Digitalisierungsstrategie fĂŒr das AuswĂ€rtige Amt (AA) erarbeiten. Ziel des Vorhabens war es, einen strategischen Rahmen dafĂŒr zu schaffen, wie das AA als Organisation in den kommenden Jahren auf die Chancen und Herausforderungen der Digitalisierung reagieren kann.

Was heißt das konkret?

Als Innovations-Fellow des Work4Germany-Programms war es mir ein Anliegen, diese große Aufgabe „neu zu denken“. Der klassische Strategieprozess in Ministerien lĂ€uft oftmals so ab, dass ein Referat ein Strategiedokument ausformuliert und es anschließend von den betroffenen Stakeholdern „billigen“ lĂ€sst. 

Unser Ansatz war es, nicht nur ein Strategiedokument zu erstellen, sondern einen Beteiligungsprozess im gesamten Haus zum Thema Digitalisierung anzustoßen. Wir haben damit begonnen, in interaktiven Workshops mit den FĂŒhrungskrĂ€ften im AA ein klares Zielbild fĂŒr die Strategie zu entwickeln.

Uns war dabei wichtig, nicht nur die inhaltlichen Ziele zu definieren, sondern die Ziele so zu verankern, dass sie auch als Steuerungsinstrument fĂŒr die Weiterentwicklung der Strategie dienen können. 
Wie habt ihr das gemacht?

Um diese KontinuitĂ€t sicherzustellen, haben wir uns dafĂŒr entschieden, die Objectives und Key-Results-Methode (OKR) zu nutzen. Objectives haben wir in Etappenziele und Key Results in Kernergebnisse ĂŒbersetzt. Wir haben also damit begonnen, zu jedem der 17 strategischen Ziele einen Workshop mit den beteiligten Referaten und Arbeitsgruppen durchzufĂŒhren. 

Uns war es wichtig, dass alle BeschĂ€ftigten im Haus sich in den Prozess einbringen konnten. Durchschnittlich kamen Personen aus 4-5 verschiedenen Arbeitseinheiten zusammen, um die Etappenziele festzulegen und MessgrĂ¶ĂŸen festzulegen. 

Warum hast du dich als Fellow beworben? Was war deine Motivation? 

Meine Motivation an dem Fellowship teilzunehmen war es, meine Kenntnisse und FĂ€higkeiten im Bereich agiles Arbeiten, Design Thinking und Digitalisierung einem Ministerium zur VerfĂŒgung zu stellen.

FĂŒr den Erfolg des Projekts und auch fĂŒr meine persönliche Weiterentwicklung war neben dem Team bei Referat 120 der Austausch mit den anderen 20 Fellows, die Projekte in anderen Bundesministerien bearbeiteten, extrem wichtig. Durch diesen Austausch kamen zahlreiche Ideen auf, die im Projekt direkt genutzt werden konnten (bspw. der Einsatz von OKRs).

Auch die UnterstĂŒtzung durch das work4germany-Programmteam war großartig. Wir hatten eine super organisierte Onboarding-Woche und sind als Fellows hierdurch in dem halben Jahr wirklich zu einer Gemeinschaft geworden. Aus unserem Offsite-Event, den wöchentliche Reflektions-Session, den Brown-Bag-Meetings mit Themenschwerpunkten, dem Weiterbildungsprogramm oder den „Fellow-Fridays zu Methoden und Werkzeugen“ konnte ich fĂŒr mich persönlich extrem viel mitnehmen. Auch die Abschlussveranstaltung mit Helge Braun war ein Highlight. 

"Die Verwaltung ist das RĂŒckgrat unserer Demokratie. Wir leben in einem diversen Land in einem diversen Europa. Das muss sich auch in den Amtsstuben widerspiegeln."

Das Fellowship versucht neue Impulse in die Verwaltung einzubringen. Was verstehst du unter einer modernen Verwaltung? 

Moderne Verwaltung ist fĂŒr mich menschenzentrierte Verwaltung. D.h. eine Verwaltung, die die BedĂŒrfnisse der BĂŒrgerinnen und BĂŒrger ernst nimmt und darauf eingeht.

Ein gutes Beispiel, bei dem es derzeit noch viel Luft nach oben gibt, sind aus meiner Sicht Briefe von Behörden. Diese sind leider oftmals so formuliert, dass einem als EmpfĂ€nger:in die Kernbotschaft, selbst bei mehrfachem Lesen, nicht klar wird. NatĂŒrlich muss Behördenpost rechtssicher sein. Es ist aber möglich, die wichtigsten Aussagen ganz am Anfang eines Textes so zu formulieren, dass es jede:r versteht.

Unter menschenzentrierter Verwaltung verstehe ich aber auch, dass Behörden gute Arbeitgeber:innen sind, die kontinuierlich versuchen, die Zufriedenheit ihrer BeschĂ€ftigten zu erhöhen. Behörden mĂŒssen sich dafĂŒr einsetzen, Menschen mit unterschiedlichen HintergrĂŒnden fĂŒr die wichtige und sinnstiftende Arbeit fĂŒr den Staat zu gewinnen. Nur so bekommt der Staat die Kompetenz, um mit zukĂŒnftigen Herausforderungen umzugehen.

"Problemlösung funktioniert in diversen Teams einfach besser."

Wenn alle gleich ausgebildet sind und aus Ă€hnlichen sozialen HintergrĂŒnden kommen, werden kaum kreative Lösungen entstehen. Die Verwaltung ist das RĂŒckgrat unserer Demokratie. Wir leben in einem diversen Land in einem diversen Europa. Das muss sich auch in den Amtsstuben widerspiegeln. Wir mĂŒssen auch in Abgrenzung zu autokratischen Staaten zeigen, dass unsere Verwaltung eben nicht dazu dient, die Interessen einiger weniger durchzusetzen, sondern eine integrative Kraft in der Gesellschaft ist, die allen die gleichen Rechte und Möglichkeiten gibt.
Was waren aus deiner Sicht die großen dicken Bretter mit Blick auf eine moderne Verwaltung?

Die dicksten Bretter, die mir bisher im Fellowship und auch meiner Zeit in anderen Verwaltungen aufgefallen sind, sind der fehlende Mut, Dinge auszuprobieren und die große Angst, Fehler zu machen.

Es fehlt oftmals das umfassende VerstĂ€ndnis fĂŒr Risiken – dass nĂ€mlich nichts zu tun, oder das minimal Notwendige zu tun oftmals riskanter ist, als ein scheinbar „mutiges“ Projekt anzugehen. Wenn wir es schaffen, auch in der Verwaltung eine Lernkultur zu etablieren, werden sich viele große Baustellen schnell lösen (bspw. die Digitalisierung der Verwaltung).

Auch deutsche Beamte/Beamtinnen machen Fehler – wie alle Menschen. Wichtig ist aus Fehlern zu lernen. Das muss endlich verstanden werden. 

Außerdem scheint es in vielen Behörden nicht gĂ€ngige Praxis zu sein, zielorientiert zu arbeiten. D.h. sich bewusst zu ĂŒberlegen, was machen wir und wie viel Aufwand macht uns das? Das fĂŒhrt zu einer Reihe von Problemen, beispielsweise, dass unzĂ€hlige Themen parallel bearbeitet werden, aber fĂŒr keines ausreichend KapazitĂ€t der BeschĂ€ftigten zur VerfĂŒgung steht. Wenn man es schafft, klare Ziele zu formulieren (und das geht auf jeder hierarchischen Ebene, bis zur Einzelperson) fĂ€llt es bei Entscheidungen fĂŒr oder gegen Projekte und/oder Aufgaben leicht zu sagen, ob man diese (jetzt) macht oder nicht.

Man kann immer prĂŒfen, ob das jeweilige Projekt und/oder die jeweilige Aufgabe zum Ziel beitrĂ€gt oder nicht. Nicht zielorientiert zu arbeiten, fĂŒhrt auch dazu, dass die BeschĂ€ftigten ggf. soweit vom Ergebnis ihrer Arbeit entkoppelt sind, dass ihnen der Sinn oder Purpose in ihrer Arbeit fehlt.

"Wir brauchen aber einen grundlegenden Kulturwandel in allen HĂ€usern." 

Was ist fĂŒr dich das wichtigste Learning?

Wir brauchen einen grundlegenden Kulturwandel. Wenn man auf die „Verwaltungsdigitalisierungs-Bubble“ hört, gibt es unzĂ€hlige Ideen und Projekte, die schon gut laufen. Doch diese Bubble ist sehr klein ist. VerĂ€nderung muss von den politischen Entscheidern und FĂŒhrungskrĂ€ften in der Verwaltung vorgelebt werden.

Nur zu sagen, dass ein „agiles Projekt“ angestoßen wurde oder ein „Innovation-Hub“ aufgebaut wurde, reicht nicht aus.

Wenn ich die Debatten zum Digitalisierungsministerium verfolge, bin ich etwas besorgt. Dieses könnte als Feigenblatt dafĂŒr genutzt werden, dass sich „jetzt andere“ um die Digitalisierung kĂŒmmern. Wir brauchen aber einen grundlegenden Kulturwandel in allen HĂ€usern. Zahlreiche Gesetze und Verordnungen mĂŒssen angepasst werden und die Einstellungsmöglichkeiten reformiert werden. 
Wie geht es jetzt fĂŒr dich weiter? Möchtest du in dem Bereich Modernisierung der Verwaltung weiterhin aktiv bleiben? 

Die Modernisierung der Verwaltung ist mein Herzensthema. HierfĂŒr möchte und werde ich mich auch in Zukunft einsetzen, beispielsweise ĂŒber die work4germany-Community, das N3GZ-Netzwerk und Staat-Up. Die Umsetzung von VerĂ€nderung gelingt aber nur aus der der Verwaltung heraus. Deshalb der Aufruf an die Behördenchef:innen und Personalabteilungen: Passt eure Stellenausschreibungen und Einstellungsprozesse an. Auch mit dem derzeitigen gesetzlichen Rahmen ist schon mehr möglich, als viele sich derzeit trauen. Nur so werdet ihr die Leute finden, die ihr in Zukunft braucht! Und der Aufruf an alle, die gesellschaftlich etwas verĂ€ndern möchten: kommt in die Verwaltung, es gibt viel zu tun!

Wir danken dir sehr fĂŒr die Einblicke und hoffen, dass Leute wie du bald viele Behörden bereichern können.

Wie wir bei einem Kunden im Public-Umfeld mittels OKR einen Strategie-Prozess begleitet haben, ist hier zu lesen:
Strategieprozesss mit OKR gestalten

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Nachtrag zum letzten Newsletter
Im letzten Newsletter behandelten wie eine Methode: das Widerstands-KanBan. Bei aller ErklĂ€rung haben wir hier jedoch vergessen zu erklĂ€ren, was eigentlich ein KanBan ist. Ein freundlicher Mitleser hier wies uns darauf hin. Wir haben das hier auf unserer Website ergĂ€nzt. Vielen Dank fĂŒr Feedback jeglicher Art.ï»ż

Und sonst so?

Bei uns im Landkreis wurde gestern die 500er Inzidenz geknackt. Die Inzidenz bei den Kindern liegt bei ĂŒber 2.000. Bevor ich nun in die Aufregungs-Politik-hat-versagt-Triade einsteige, zwei positive Ereignisse des Tages: In der Klasse vom großen Sohn konnten zwei SchĂŒler, die sich aktuell in QuarantĂ€ne befinden, per Teams am Unterricht virtuell teilnehmen. Sie saßen per Laptop bei sich zu Hause und belegten einen Stuhl im Morgenkreis.

Ein zweites Ereignis war ein Hilfsgesuch per Twitter von gestern, wie man denn bei uns zum Booster-Impfen kĂ€me, wenn doch keine Impfzentren mehr da sind. Aus dieser Frage wurde eine schnelle, unkomplizierte Impfaktion an den folgenden Wochenende einer engagierten Ärztin vor Ort. Die Lokalpresse stieg drauf ein und ab nĂ€chsten Wochenende geht das Boostern los.

Dass wir Menschen auch noch in der vierten Welle engagiert und solidarisch sein können und schnelle Lösungen ganz ohne Verwaltungen finden, stimmt mich gerade hoffnungsfroh, dass wir auch die nÀchsten Wochen schaffen werden.

Wie wÀr's mal wieder mit einem Kaffee oder Tee?

Virtuell oder mit Abstand getestet? Meld dich gern, wir finden sicher einen Termin.
Pass auf dich auf, bleib gesund und bis in zwei Wochen :)
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